Was ist die BeVeFoVO?
Die Betreuervergütungsformularverordnung – kurz BeVeFoVO – ist eine Verordnung des Landes Nordrhein-Westfalen. Sie schreibt erstmals ein einheitliches Pflichtformular für alle Vergütungsanträge nach dem Vormünder- und Betreuervergütungsgesetz (VBVG) vor. Hintergrund: In NRW sind die Amtsgerichte historisch unterschiedlich vorgegangen, und jedes Gericht hatte teils eigene Erwartungen an Aufbau und Form des Antrags. Manche Rechtspfleger wollten die Berechnung Schritt für Schritt nachvollziehen können, andere nur den Endbetrag samt Grundlage. Das Ergebnis: Berufsbetreuer mussten je nach zuständigem Gericht eigene Vorlagen pflegen, was bei einem mittleren Klientenbestand schnell zu einem Vorlagen-Wirrwarr führte. Mit der BeVeFoVO soll damit Schluss sein.
Konkret regelt die Verordnung zwei Dinge: Was beim Vergütungsantrag in welcher Form mitgeteilt werden muss (über das Formular BS 53), und wie der Antrag eingereicht wird – nämlich ab Juli 2026 ausschließlich elektronisch. Ziel ist eine schnellere und planbarere Bearbeitung bei den Amtsgerichten, was für Berufsbetreuer eine kürzere Wartezeit auf die Auszahlung bedeutet. Wer schon einmal sechs oder acht Wochen auf eine quartalsweise Vergütung gewartet hat, weiß, warum dieser Punkt wichtig ist – Personalkosten und Bürokosten laufen in der Zwischenzeit weiter.
Rechtsgrundlage der Verordnung ist die Ermächtigung des Landes durch § 168a FamFG in Verbindung mit § 9 VBVG. Die BeVeFoVO selbst wurde im Gesetz- und Verordnungsblatt Nordrhein-Westfalen veröffentlicht und gilt für sämtliche Vergütungsanträge bei nordrhein-westfälischen Amtsgerichten – unabhängig davon, ob der Berufsbetreuer seinen Sitz in NRW hat oder nicht. Maßgeblich ist allein der Sitz des zuständigen Betreuungsgerichts.
Die wichtigsten Termine auf einen Blick
Zwei Stichtage sollten sich alle Berufsbetreuer in NRW jetzt im Kalender markieren: der 1. April 2026 (Pflichtformular) und der 1. Juli 2026 (nur noch elektronisch). Bis dahin lohnt es sich, die eigene Antragsroutine umzustellen und – falls noch nicht vorhanden – einen elektronischen Zugang einzurichten.
Was steht im Formular BS 53?
Das BS 53 vereinheitlicht die Angaben, die jeder Vergütungsantrag enthalten muss. Wer bisher seine eigenen Vorlagen verwendet hat, wird die meisten Felder wiedererkennen – sie sind nur strenger strukturiert. Im Wesentlichen umfasst das Formular fünf Blöcke, die der Reihe nach abgearbeitet werden:
- Angaben zum Betreuer: Name, Anschrift, Vergütungsstufe (Stufe 1 ohne, Stufe 2 mit Hochschulabschluss), Registrierungsnummer der Stammbehörde nach § 24 BtOG. Wer sein Büro als Verein oder Gesellschaft führt, gibt zusätzlich den Rechtsträger an.
- Angaben zum Betreuten: Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen, zuständiges Amtsgericht und der Tag der Betreuerbestellung. Das Bestellungsdatum ist die wichtigste Bezugsgröße für den Berechnungszeitraum – ohne dieses Datum kann die Pauschale nicht zugeordnet werden.
- Abrechnungszeitraum: Beginn und Ende des Quartals, Berechnungsmonat (1.–12. Monat oder ab 13. Monat) und gegebenenfalls Teilmonate beim Beginn oder Ende der Betreuung. Hier passieren erfahrungsgemäß die meisten Tippfehler – die Quartalslogik ist tückisch, wenn die Betreuung mitten im Monat angefangen hat.
- Status des Betreuten: Vermögensverhältnisse (mittellos/nicht mittellos) und gewöhnlicher Aufenthalt (stationäre Einrichtung oder andere Wohnform). Diese beiden Achsen entscheiden gemeinsam mit der Vergütungsstufe und dem Zeitraum über die Höhe der Fallpauschale. Bei einem Wechsel im Quartal – etwa Heimaufnahme im laufenden Monat – ist anteilig zu rechnen.
- Berechnung und Bankverbindung: Die anzusetzende Fallpauschale aus der Anlage zu § 8 Abs. 1 VBVG, der Gesamtbetrag (Pauschale × 3 für ein volles Quartal) und die IBAN für die Auszahlung. Bei mittellosen Betreuten erfolgt die Auszahlung aus der Staatskasse, bei vermögenden direkt aus dem Vermögen des Betreuten.
Wer die Höhe der Fallpauschale schnell prüfen möchte, kann den VBVG 2026 Vergütungsrechner nutzen – dort sind alle 16 Pauschalen aus der Anlage zu § 8 Abs. 1 VBVG hinterlegt und können in vier Klicks abgefragt werden.
Welche Angaben sollten Sie vor jedem Antrag prüfen?
Aus meiner Erfahrung lohnt es sich, vor dem Ausfüllen drei Dinge gegenzuprüfen: Erstens, ob das Bestellungsdatum in der Akte mit dem Datum aus dem gerichtlichen Beschluss übereinstimmt – kleine Abweichungen führen sonst dazu, dass die Quartalsabgrenzung nicht passt. Zweitens, ob sich am Vermögensstatus des Betreuten seit dem letzten Antrag etwas geändert hat (Erbschaft, Heimkostenrückerstattung, Sozialleistungs-Ende). Drittens, ob die Wohnform noch stimmt – ein Umzug ins Heim verschiebt die Pauschale spürbar.
In meinem Berufsalltag war der häufigste Stolperstein bisher nicht das eigentliche Rechnen, sondern die Konsistenz zwischen Bestellungsdatum und Abrechnungszeitraum. Wenn der erste Berechnungsmonat irgendwo mitten im Bestellungsdatum beginnt, gerät die Quartalslogik leicht ins Rutschen – und das Gericht schickt den Antrag zur Korrektur zurück. Das BS 53 zwingt diese Angaben in eine feste Reihenfolge, was Tipper am Anfang nervt, aber Rückfragen vermeidet.
Elektronische Einreichung: eBO, beA oder MJP?
Ab dem 1. Juli 2026 ist die Papiereinreichung nicht mehr zulässig. Wer dann noch Anträge in Briefform an das Amtsgericht schickt, riskiert eine Zurückweisung wegen Formfehler – mit allen damit verbundenen Verzögerungen bei der Auszahlung. Berufsbetreuer haben drei Wege, einen Antrag elektronisch zu übermitteln. Welcher der richtige ist, hängt davon ab, wie viele Anträge man stellt, ob man bereit ist, ein laufendes Abo zu bezahlen, und wie wichtig zusätzliche Funktionen wie Aktenführung im Postfach sind.
| Postfach | Für wen | Kosten | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| eBO elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach |
Berufsbetreuer mit eigenem Büro oder höherem Antragsvolumen | ~10–25 €/Monat (je nach Anbieter, z. B. arveo secom, procilon proDESK) | Beste Lösung für Vielnutzer |
| beA besonderes elektronisches Anwaltspostfach |
Nur Rechtsanwälte mit Anwaltszulassung | Pflichtmitgliedschaft im Anwaltsverein | Nicht relevant für reine Berufsbetreuer |
| MJP Mein Justizpostfach |
Bürgerinnen und Bürger, kostenlose Bundeslösung | 0 € · sofort nutzbar | Sofort einsetzbar als Übergangs- oder Dauerlösung |
Wenn Sie noch keinen elektronischen Zugang haben und nicht sofort 200–300 €/Jahr in ein eBO investieren möchten, fangen Sie mit dem MJP (Mein Justizpostfach) an. Es ist kostenlos, läuft sofort, und genügt formal allen Anforderungen der BeVeFoVO. Wer später feststellt, dass das tägliche Antragsvolumen ein professionelles eBO rechtfertigt, kann jederzeit umstellen – aber der Pflichttermin im Juli ist dann schon mal abgesichert.
Die Einrichtung des MJP dauert in der Regel 10–15 Minuten und benötigt einen Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion oder die BundID. Die meisten Berufsbetreuer schaffen das in einer Mittagspause. Beachten Sie aber, dass das MJP keine eigene Aktenführung bietet – Kopien aller versendeten Anträge sollten Sie weiterhin in der Klientenakte ablegen.
Vorbereitungs-Checkliste für die Umstellung
Damit Sie nicht erst am 30. Juni 2026 in Hektik geraten, empfiehlt sich folgender Fahrplan:
- April 2026: BS 53 herunterladen, Felder durchgehen, mit den eigenen Vorlagen abgleichen. Klärungsbedarf mit dem Stamm-Amtsgericht im Vorfeld besprechen.
- Mai 2026: Elektronischen Zugang einrichten (MJP, eBO oder beA). Testweise einen unkritischen Antrag elektronisch einreichen, um den Workflow zu üben.
- Juni 2026: Alle laufenden Klientenstammdaten auf Vollständigkeit prüfen (Aktenzeichen, Bestellungsdatum, Vermögensstatus, Wohnform, IBAN). Lücken jetzt schließen, nicht erst beim ersten Antrag.
- Ab Juli 2026: Routine etabliert. Anträge nur noch elektronisch, alle Eingänge dokumentieren.
Was BetreuSoft dafür plant
BetreuSoft ist die Betreuungssoftware, die ich aus meinem eigenen Praxisalltag heraus entwickelt habe. Für die BeVeFoVO ist geplant: Die Vergütung wird automatisch nach VBVG 2026 berechnet, das BS 53 als PDF mit allen Klientendaten generiert – bereit zur Einreichung über eBO oder MJP. Wer mehrere Klienten betreut, erspart sich das Tippen der gleichen Stammdaten in jedes einzelne Formular.
Fazit
Die BeVeFoVO ist kein bürokratischer Selbstzweck – sie ist die Grundlage dafür, dass Vergütungsanträge in NRW endlich einheitlich bearbeitet werden. Wer sich jetzt im April/Mai mit dem BS 53 vertraut macht und einen elektronischen Zugang einrichtet, landet nicht im Juli in der Sackgasse. Mein Rat: Den Pflichttermin am 1. Juli ernst nehmen, lieber einen Monat zu früh als einen Tag zu spät umstellen.